3 consigli per semplificare gestione note spese e rimborsi

Procedure di gestione note spese e rimborsi

Il processo che porta a una corretta gestione delle note spese e dei rimborsi non può essere efficace senza un’adeguata formazione dei collaboratori sulle modalità di compilazione dei moduli e sulle policy definite dall'azienda. Le informazioni dovrebbero riguardare le voci di spesa ammesse, i massimali imposti, e così via, sia che si adotti una gestione manuale che attraverso un applicativo ad hoc. A questo proposito, passiamo al consiglio numero 2.

Processi automatizzati e software gestionali

L’uso di un software che aiuti ad automatizzare le procedure amministrative è sicuramente un valido supporto che evita di imbattersi in errori e monitorare il rispetto dei massimali previsti per le spese di trasferta. In ogni caso si tratta di strumenti che, per quanto intuitivi, occorre imparare a utilizzare per fare in modo che l’intera procedura di inserimento e gestione note spese sia efficiente e ottimizzata.

Può accadere che con le note spese siano da gestire le auto aziendali in dotazione, assegnate come fringe benefit o in condivisione con gli altri colleghi di dipartimento, abbinate a volte a una scheda o dei buoni carburante, così come può capitare che il rimborso da presentare riguardi esclusivamente le spese sostenute per il pranzo.

Approfondiamo il tema con un consiglio per ottimizzare le procedure nel paragrafo che segue.

Introduzione dei buoni pasto

La categoria del personale itinerante comprende, tra gli esempi più frequenti, i rappresentanti commerciali e i tecnici che eseguono interventi presso gli uffici o gli impianti dei clienti.

Quando si trovano fuori sede, presentano la nota spese per ottenere, da parte dell’azienda, il rimborso dei costi sostenuti durante la pausa pranzo. Oltre agli obblighi dei collaboratori che consistono nella conservazione dello scontrino e nella compilazione del modulo riepilogativo, a seconda delle procedure, ogni settimana oppure con cadenza mensile, ci sono quelli della persona incaricata del controllo e dell’autorizzazione dei rimborsi.

Che si tratti della segreteria o dell’ufficio di amministrazione del personale, la verifica dell’autenticità dei giustificativi e della loro compliance ai massimali previsti per le trasferte è un passaggio indispensabile prima di potere procedere alla contabilizzazione che può avvenire internamente all'azienda oppure tramite la società che predispone i cedolini, nel caso in cui ci si avvalga di un fornitore per queste operazioni.

Quando invece l’azienda sceglie di introdurre il buono pasto, di fatto, annulla la necessità di alcuni di questi processi, perché il collaboratore che riceve mensilmente il blocchetto con i ticket cartacei oppure la ricarica sulla sua card elettronica non è più tenuto a conservare gli scontrini del pranzo e a compilare i moduli di rimborso. Allo stesso modo, l’ufficio amministrativo e la segreteria hanno l’opportunità di ridurre e ottimizzare i tempi di gestione note spese e contabilizzazione dei rimborsi, liberando energie per attività a più valore aggiunto. Se immaginiamo un’impresa con circa 30 collaboratori nella quale il 50% rientra nella categoria di personale itinerante o si reca frequentemente fuori sede, la segretaria amministrativa o l’ufficio preposto dovrebbero procedere alla verifica, al controllo e all'autorizzazione di 15 note spese ogni mese.

A queste attività, inoltre, va aggiunto l’obbligo di conservazione dei giustificativi in originale, quando presenti. Il problema dello smarrimento degli scontrini, pur essendo un’eccezione, si può presentare e va affrontato, con conseguenti contestazioni e gestioni particolari che esulano dalle policy e richiedono ulteriori tempi che si sommano a quelli già normalmente richiesti per la finalizzazione della procedura.

Difficilmente ognuna delle note spese di tutti i 12 mesi dell’anno per ciascun collaboratore sarà precisa, completa di tutti i giustificativi richiesti e non necessiterà di chiarimenti, per distrazione, mancanza di tempo oppure a causa del deterioramento dello scontrino, tuttavia si tratta di procedure regolamentate e da seguire con la dovuta attenzione.

Nel caso dell’introduzione dei buoni pasto, invece, l’unico onere riguarda l’ordine del quantitativo da consegnare ai colleghi. Solitamente la distribuzione avviene all'inizio del mese, sulla base delle presenze effettive del collaboratore nello stesso periodo di tempo precedente, dati che sono sicuramente già a disposizione della segreteria amministrativa o dell’ufficio del personale. Il tempo normalmente impiegato per la gestione note spese risulta così notevolmente ottimizzato, ma non si tratta dell’unico beneficio per l’azienda.

Oltre a una migliore organizzazione dal punto di vista operativo, infatti, il costo vivo per l’impresa rappresentato dalle spese da rimborsare viene sostituito con un costo detraibile e deducibile, in virtù della normativa che regola i buoni pasto.

Grazie alle piattaforme che vengono messe a disposizione dalle società emettitrici di buoni pasto, dai fornitori come Sodexo, la segretaria amministrativa è autonoma nella gestione dell’intero processo.

Attraverso il portale, la persona incaricata può inserire l’ordine, verificare la situazione dei pagamenti, lo status della pratica e accedere al tracking della spedizione, con una gestione a 360 gradi di tutto il processo di richiesta e ricezione dei buoni pasto. Va aggiunta la possibilità di personalizzare la preparazione dei singoli pacchetti da ricevere in azienda e presso le diverse sedi operative, con blocchetti nominativi o meno, fascicolati secondo le preferenze per facilitarne la distribuzione, uno dei compiti da assolvere nel caso dei buoni in formato cartaceo.

Uno dei maggiori vantaggi dei ticket elettronici, in quest’ottica, che si aggiunge alla semplificazione operativa già introdotta dal sistema dei buoni pasto, è l’ulteriore snellimento della fase di distribuzione. Le ricariche delle card, infatti, avvengono in modalità digitale: una volta effettuato l’ordine attraverso il portale ed eseguito il pagamento, a conferma delle operazioni gli importi di ricarica vengono caricati direttamente sulle card dei collaboratori e non è necessaria la distribuzione dei blocchetti di buoni.

Oltre alla semplificazione delle operazioni di rimborso spese, all'ottimizzazione dei costi del personale in virtù del trattamento fiscale e previdenziale, il buono pasto si rivela anche un benefit essenziale al miglioramento della qualità della vita. Le performance aziendali, grazie all'incremento del benessere e della motivazione, subiscono un deciso incremento e contribuiscono alla crescita del business.

Cosa devono fare le imprese che decidono di introdurre i buoni pasto? Il primo passaggio fondamentale è affidarsi a un partner strategico che analizzi una serie di parametri fondamentali e aiuti a strutturare un piano personalizzato e flessibile, sulla base dei bisogni dei collaboratori e della stessa azienda.

Se anche tu stai gestendo con impegno queste pratiche quotidiane, vuoi liberare tempo ed energie da investire in attività più coinvolgenti e proporre al tuo titolare soluzioni adeguate per l'azienda, incrementando allo stesso tempo la motivazione al lavoro, non perdere l’occasione di saperne di più!

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