Buoni pasto: tutto ciò che devi sapere

Buoni pasto: come funzionano, dove usarli e quali sono i vantaggi.

I buoni pasto sono un benefit aziendale doppiamente vantaggioso in quanto rappresentano un’opzione conveniente tanto per i lavoratori quanto per l’impresa che li garantisce. 

Quando non è possibile offrire ai dipendenti di un’organizzazione il servizio di mensa aziendale, il buono pasto rappresenta un’opzione particolarmente apprezzata da datori di lavoro e collaboratori.
Disponibili in formato cartaceo o elettronico, i buoni pasto sono uno dei benefit più richiesti dai lavoratori in quanto permettono la totale autonomia nella gestione della propria pausa pranzo sotto molteplici punti di vista.

Ma qual è la loro storia? E oggi, i buoni pasto, come funzionano? Leggi l’approfondimento nell’articolo per scoprire tutte le caratteristiche, le curiosità e i vantaggi fiscali ottenibili usufruendo dei buoni pasto.

Storia dei buoni pasto

Introdotto per la prima volta in Gran Bretagna nel 1954, per sopperire alla mancanza di mense nelle aziende, il sistema del buono pasto si è sviluppato insieme al settore terziario e alla nascita di tante piccole imprese negli anni del dopoguerra. Poiché queste aziende non avevano a disposizione dei locali da adibire a mensa, consegnavano titoli cartacei prepagati ai propri dipendenti per usufruire del pasto durante la pausa pranzo.

In poco tempo, la diffusione dei buoni tocca tutta l’Europa, arrivando anche in Italia nel corso degli anni Settanta e facendosi sempre più largo come servizio sostitutivo della mensa.

Oggi, il mercato globale dei buoni pasto si dimostra sempre più tendente alla crescita, tanto che si presuppone supererà i 14,6 miliardi di dollari entro il 2025.

Buoni pasto: tutte le informazioni utili

Il buono pasto può essere fornito dal datore di lavoro ai collaboratori per fruire di servizi sostitutivi di mensa. 

Oggi esistono due tipi di buoni pasto: quelli cartacei (consegnati in un carnet composto da matrice e buono) e quelli elettronici sotto forma di tessere dotate di microchip.

Il benefit del buono pasto, a differenza dei sistemi di incentivazione del personale più meritocratici come i premi di produzione, è distribuito a tutti in azienda e contribuisce alla diffusione di benessere e al miglioramento della qualità della vita. In virtù di questa caratteristica, i buoni pasto possono entrare a pieno titolo nell'offerta di un pacchetto di welfare aziendale orientato all'incremento della motivazione e della produttività dell’intera organizzazione.

Possiamo quindi approfondire quelli che sono gli aspetti fondamentali relativi ai benefit dei buoni pasto, analizzando i vantaggi sia dal punto di vista dei dipendenti, sia da quello delle imprese che vogliono garantire tale servizio ai propri collaboratori.

Nei prossimi paragrafi, quindi, parleremo di:

• Buoni pasto: i vantaggi per i dipendenti 
• Cosa dice la normativa? Buoni pasto e vantaggi fiscali per le aziende
• Circuito dei buoni pasto: come funziona e cosa devono sapere le aziende
• Adottare i buoni pasto: consigli pratici per le imprese
   

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Buoni pasto: i vantaggi per i dipendenti

I benefit dei buoni pasto sono utili soprattutto ai dipendenti: essi, in questo modo, possono avere ampia libertà di scelta su come e dove trascorrere la propria pausa pranzo. Ma a chi spettano e dove si possono usare i buoni pasto? Ecco quali sono i benefici concreti per i lavoratori.

Ma a chi spettano e dove si possono usare? 

Buoni pasto: quando spettano e a chi?

Chi ha diritto a usufruire di questo benefit? L’Articolo 4 Comma C del Decreto Legge, specifica che tutti i lavoratori subordinati, sia a tempo pieno sia part-time, hanno diritto a ricevere i buoni pasto. Questo vale anche nel caso in cui l’orario di lavoro non preveda una pausa per il pasto.

Secondo la Legge, inoltre, anche i lavoratori in modalità smart-working hanno diritto a usufruire dei buoni pasto esattamente come chi lavora in presenza. La discriminante, però, è sempre la decisione del datore di lavoro, il quale non deve rispondere di alcun obbligo.

 

Dove si possono usare i buoni pasto?

Il momento del break influenza positivamente tutta la giornata lavorativa, aumenta la motivazione e il benessere del personale migliorando anche la produttività. 

Con il buono pasto, l’azienda offre ai dipendenti la massima libertà di scelta e la possibilità di migliorare la qualità del tempo della pausa pranzo vivendo momenti di condivisione fuori dall’ufficio. Infatti, è il dipendente stesso a scegliere come usufruire dei buoni pasto e dove usarli. In questo modo, il dipendente può, ad esempio, trascorrere la propria pausa pranzo al bar oppure utilizzare i buoni pasto nei supermercati aderenti.

Anche nel caso in cui i collaboratori scelgano di usare i buoni presso la grande distribuzione, i mercati o gli agriturismi, per prodotti gastronomici pronti al consumo, si tratta di un contributo significativo all'aumento del potere d’acquisto e, quindi, di un validissimo strumento di gratificazione del personale.

 

Buoni pasto normativa: i vantaggi fiscali per le aziende

Il buono pasto rappresenta per molte aziende la soluzione ideale per aumentare la soddisfazione e ottimizzare i costi del personale, beneficiando di importanti vantaggi fiscali.

La normativa definisce il buono pasto come un documento di legittimazione che dà diritto al titolare di ottenere un servizio sostitutivo di mensa, presso gli esercizi convenzionati con la società emettitrice, per un importo pari al suo valore facciale e può essere utilizzato dal solo titolare (non è cedibile, né commercializzabile).

Oltre a offrire agli utilizzatori una pausa pranzo di qualità, l’introduzione del buono pasto garantisce alle aziende importanti vantaggi fiscali perché non è considerato reddito da lavoro. Di conseguenza, per i buoni cartacei la soglia di esenzione è di 4 euro, mentre per i buoni pasto elettronici è di 8 euro (soglie aggiornate dalla Legge di Bilancio 2020). Cosa significa, concretamente, per le aziende e gli imprenditori? Significa potere offrire ai collaboratori un reddito annuo destinato all’ alimentazione di circa 880€ (cartaceo) o 1760€ (elettronico) totalmente detassato.

 

Buoni pasto elettronici: normativa ed esenzione fiscale

Il formato elettronico del buono pasto è l’evoluzione digitale del buono pasto cartaceo ed è leggibile tramite i terminali POS degli esercenti. A differenza di carte di credito o bancomat a cui somiglia fisicamente per la presenza di chip e banda magnetica, non si tratta di uno strumento di pagamento tout court: il loro utilizzo è infatti limitato dal Decreto legislativo n. 122 del 07/06/2017. Secondo il nostro ordinamento fiscale, il buono pasto è un single purpose voucher che garantisce il godimento di una sola prestazione bene identificata: il servizio sostitutivo di mensa.

Sebbene la normativa prevedesse il limite di un solo buono pasto per giornata lavorativa, da usarsi esclusivamente per prodotti gastronomici pronti al consumo, le abitudini dei consumatori hanno spinto il legislatore a regolamentare la situazione, sia con la possibilità di cumulare fino a otto buoni per singola transazione e singola giornata, non necessariamente lavorativa, che sostituisce il precedente divieto al cumulo del buono pasto, sia con l’introduzione e l’incentivo all’uso dei ticket elettronici. La motivazione che ha portato il Legislatore a incentivare l’uso dei buoni pasto elettronici è duplice: da un lato la spinta del mercato alla digitalizzazione e, dall’altro, la necessità di rendere più trasparenti i flussi e le transazioni legate ai buoni.

Oltre al trattamento fiscale e previdenziale agevolato di cui godono, i buoni elettronici sono deducibili al 100% con IVA agevolata al 4% completamente detraibile ed esenti da contributi fiscali, previdenziali ed assistenziali fino all'importo di 8 euro per persona al giorno.

Ulteriori vantaggi offerti dal buono pasto elettronico riguardano: 

• Comodità d’uso per i dipendenti che hanno in un’unica card l’opportunità di consumare il pasto presso un ampio network di esercizi convenzionati in tutta Italia;
• Comodità del servizio per le aziende, estremamente personalizzabile;
• Monitoraggio e possibilità di tracciare elettronicamente tutti i dati relativi ai pasti fruiti;
• Sicurezza grazie ai controlli e alla possibilità di bloccare le card nell’eventualità di smarrimento o furto.

Circuito dei buoni pasto: come funziona e cosa devono sapere le aziende

Per introdurre i buoni pasto all’interno della propria azienda, è necessario conoscere a fondo il funzionamento e i processi che permettono di adottare questo tipo di benefit aziendale nel proprio programma di welfare.

Ecco tutto ciò che c’è da sapere.

Come funziona il sistema del buono pasto

Dal punto di vista operativo, il circuito del buono pasto può essere così riassunto: le aziende o gli enti pubblici ordinano i buoni dalle società emettitrici, li consegnano ai dipendenti (tipicamente all'inizio del mese), che li usano presso gli esercizi commerciali convenzionati i quali si rivolgono, infine, alle società emettitrici per ottenere il rimborso.

A proposito di esercenti convenzionati, l’onere della stipula del contratto spetta, all'interno del circuito, alle società emettitrici dei buoni pasto che, in questo modo, sgravano le aziende dalla necessità di convenzionarsi direttamente con il ristorante o bar per andare incontro alle esigenze e alle richieste dei collaboratori.

 

Acquisto buoni pasto: cosa succede dopo l’ordine

Le aziende clienti, normalmente, hanno la possibilità di eseguire autonomamente gli ordini, anche online come abbiamo visto in precedenza, con sistemi molto semplici. A quel punto, il plico contenente i buoni cartacei viene spedito e consegnato tramite corriere secondo i termini previsti dal contratto. A ogni fornitura corrisponde la fattura che riporta il numero dei buoni consegnati, il controvalore, le eventuali commissioni di servizio e l’IVA nei termini di legge.

Per quanto concerne il buono pasto elettronico, al maggiore vantaggio fiscale va aggiunto il risparmio sulle spese di spedizione e l’evidente maggiore sostenibilità ambientale della tessera rispetto al carnet di buoni cartacei. In questo caso, all’ordine online (a seguito della prima consegna delle card) corrisponde una ricarica delle tessere dei dipendenti che possono verificarne il saldo e monitorare i dati relativi ai pasti fruiti. Si tratta anche di uno strumento più sicuro anche in caso di furto o smarrimento, con la possibilità di bloccare la tessera senza perdere il valore caricato corrispondente.

Infine, sia per il cartaceo che per l’elettronico, i collaboratori hanno l’opportunità di consultare la mappa della rete di spendibilità grazie a portali e applicazioni mobile dedicati agli utilizzatori.

Adottare i buoni pasto: consigli pratici per le imprese

Cosa deve fare un’azienda che ha deciso di introdurre come benefit il buono pasto cartaceo o elettronico? Il primo passo è scegliere il fornitore, anche basandosi sulle modalità del servizio e sulla sua qualità.

Innanzitutto, è necessario trovare un interlocutore capace di ascoltare le vostre necessità e analizzarle per proporvi la soluzione migliore. Parlare con una consulente, inoltre, è preferibile alla consultazione di un risponditore automatico o allo scambio via mail, soprattutto nelle prime fasi nelle quali è fondamentale avere una consulenza anche in materia fiscale. Ricordiamo che si tratta di esenzioni fiscali e contributive, totale deducibilità dell’imponibile ai fini IRES, IRAP e IRPEF e IVA al 4% totalmente detraibile: è importante, quindi, valutare che esista davvero la possibilità di godere del vantaggio fiscale prima di prendere la decisione d’acquisto dei buoni.

Affidati a un’azienda che sia partner, prima che fornitrice, in grado di proporti anche altre soluzioni per migliorare il clima aziendale, la motivazione e il benessere.

Un altro tema importante nella scelta del partner è la spendibilità dei buoni pasto: quanto è ampia la rete di esercenti presso la quale è possibile spenderli?
La risposta è facilmente reperibile online ed esistono anche soluzioni particolarmente comode come le app attraverso le quali consultare rapidamente l’elenco dei ristoranti, bar, gastronomie e supermercati in zona e selezionarli in base alle preferenze personali.

Le riflessioni riguardano, tuttavia, anche la scelta di passare dal buono cartaceo all’elettronico qualora il benefit fosse già presente in azienda. Le imprese che scelgono di introdurlo direttamente, o di effettuare un upgrade dal cartaceo, riescono a snellire la gestione logistica del buono pasto che nella modalità elettronica non prevede spedizioni di pesanti plichi con i carnet di buoni, ma una semplice operazione di ricarica della tessera, da remoto, dopo avere inserito l’ordine online.

Un ulteriore aspetto su cui soffermarsi nella scelta del partner a cui affidarsi è la sua capacità di rendere agevoli le pratiche gestionali come:

• inserimento ordini;
• tracking delle spedizioni;
• verifiche contabili e amministrative;
• procedure di pagamento fatture.

Buoni Pasto Pluxee: un benefit aziendale flessibile e vantaggioso

Il buono pasto, come quello Pluxee, diventa uno strumento imprescindibile per le aziende che desiderano introdurre un sistema di incentivazione e benefit molto democratico, sfruttando il vantaggio di una tassazione agevolata e personalizzando il servizio in base alle proprie esigenze.

Se desideri saperne di più e conoscere tutti gli strumenti per migliorare il benessere, la motivazione e la produttività della tua impresa, richiedi una consulenza gratuita: i professionisti di Pluxee sapranno consigliarti le soluzioni migliori per la tua azienda.