Indennità sostitutiva di mensa o buoni pasto: cosa scegliere?

L'alternativa migliore alla mensa aziendale: buoni pasto o indennità sostitutiva di mensa? Scegliere un’opzione piuttosto che un’altra comporta sostanziali differenze sia da un punto di vista gestionale, che amministrativo e soprattutto fiscale.

Dove presente, il servizio mensa (che può essere interno o esterno alla struttura) permette all'azienda di somministrare direttamente o tramite terzi il pasto ai dipendenti. Il valore di questo servizio non concorre a formare il reddito da lavoro e non è quindi soggetto a contribuzione previdenziale o fiscale. Un’azienda impossibilitata a provvedere da sé a questo servizio e che, allo stesso modo, non può fare in modo che siano fornitori terzi a occuparsene - per questioni logistiche, di orari o per scelta strategica - può valutare a sua discrezione di introdurre un corrispettivo sostitutivo: i buoni pasto o l’indennità sostitutiva di mensa.

In entrambi i casi, l’impresa si impegna a garantire ai propri dipendenti una corretta gestione della pausa e dell’alimentazione, fornendo un concreto sostegno dal punto di vista economico. Ma quali sono le differenze tra queste due alternative? Non è unicamente la natura delle soluzioni a essere differente, ma sono i regimi fiscali da cui sono regolate a distinguerle. Ecco tutte le caratteristiche di queste due soluzioni.

Le alternative alla mensa aziendale: il buono pasto

Il buono pasto viene solitamente consegnato ai collaboratori all'inizio del mese in base a un calcolo eseguito sui giorni lavorati di quello precedente, seguendo una procedura definita a livello aziendale. Il buono è utilizzabile presso gli esercizi commerciali convenzionati che sono facilmente individuabili anche attraverso sistemi comodi e innovativi come le app dedicate agli utilizzatori offerte dalle società emettitrici.
Una delle ultime disposizioni in materia, introdotta dal Ministero dello Sviluppo Economico e in vigore dal settembre del 2017 con il Decreto 122/2017, ha definito in modo chiaro la possibilità di cumulare e utilizzare fino a 8 buoni pasto, siano essi cartacei o elettronici.

La tassazione dei buoni pasto

La normativa italiana - aggiornata con la Legge di Bilancio 2020 - prevede che i buoni cartacei siano esenti da contribuzione fiscale e previdenziale fino ad un valore di 4€ e quelli elettronici fino a un valore di 8€ perché non concorrono né si sommano ai contributi maturati.
Solo il valore che eccede tali limiti, e quindi l’eventuale cifra che supera la quota di 4€ per i buoni cartacei e 8€ per quelli elettronici, entra a fare parte dell’imponibile contributivo e fiscale.

L’indennità sostitutiva di mensa: cos’è e come funziona?

In alternativa al buono pasto, l’indennità sostitutiva di mensa, è un corrispettivo integrato nella retribuzione ordinaria erogata in busta paga.
L’importo può essere discrezionalmente valutato dalle singole aziende, e ammontare a una somma giornaliera forfettaria, oppure derivare da un calcolo delle ore effettivamente lavorate. In entrambi i casi, la caratteristica principale dell’indennità sostitutiva di mensa è che l’importo lordo ottenuto andrà a unirsi direttamente in busta paga, costituendo reddito per il lavoratore.

Indennità sostitutiva di mensa: quando spetta e a chi?

In generale, l’indennità sostitutiva di mensa può essere concessa a tutti i lavoratori dipendenti con contratto a tempo indeterminato, sia full time sia part time. Spesso, l’indennità sostitutiva è prevista da accordi stipulati tra l’azienda e una categoria di suoi collaboratori o dai contratti collettivi di riferimento per un settore (CCNL) e, in questo caso, diventa obbligatoria.

La tassazione dell’indennità sostitutiva di mensa

Secondo quanto stabilito dall’articolo 51 del TUIR, l’indennità sostitutiva di mensa, in quanto erogata direttamente in busta paga a integrazione della retribuzione dovuta al collaboratore, è interamente soggetta a tassazione e va a comporre l’imponibile contributivo e fiscale. Fanno eccezione solamente le indennità dovute agli addetti alle strutture lavorative a carattere temporaneo (come gli addetti ai cantieri edili) o ai collaboratori impiegati presso unità produttive ubicate in zone in cui manca il servizio di mensa. Solo questi casi specifici sono esenti dalla tassazione fino al limite massimo di 5,29€ al giorno.

 

Perché i buoni pasto sono più vantaggiosi dell’indennità sostitutiva di mensa?

Come abbiamo visto, i buoni pasto sono nettamente più vantaggiosi dal punto di vista fiscale rispetto all’indennità. Per l’azienda, infatti, sarà più conveniente la soluzione dei buoni pasto dal momento che
sono sempre deducibili al 100% con IVA al 4% detraibile, senza alcuna eccezione. Scegliendo di offrire buoni pasto ai propri dipendenti, perciò, sarà possibile recuperare interamente i costi sostenuti.
Oltre all’evidente vantaggio fiscale, i buoni pasto possono essere gestiti in modo del tutto flessibile: è infatti possibile per il datore di lavoro cambiare il valore facciale in qualsiasi momento e non hanno vincoli di riacquisto.

In più, tramite i buoni pasto l’azienda si dimostra vicina alle esigenze del singolo lavoratore perché possono essere concessi in qualsiasi contesto e condizione, compreso lo smart working.
La comodità, la praticità e l’autonomia che concedono al collaboratore li rende una delle soluzioni di welfare più apprezzate: quella dei buoni pasto rappresenta per le aziende una scelta di successo, in grado di soddisfare le esigenze dei lavoratori e di incrementare il loro livello di soddisfazione.

Nell’articolo di oggi, abbiamo confrontato indennità sostitutiva di mensa e buoni pasto. Questi ultimi rappresentano un servizio sostitutivo completo che negli anni si è costantemente evoluto, aggiornando le possibilità di utilizzo e ampliando la propria rete di esercizi commerciali convenzionati.

La praticità che caratterizza in particolare i buoni pasto elettronici, così come i vantaggi normativi previsti dalla disciplina, concorrono a inquadrarli tra i benefit aziendali più apprezzati di sempre, perché dimostrano l’attenzione dell’azienda che li propone nell'offrire ai collaboratori delle soluzioni efficaci per trascorrere una pausa pranzo di qualità e in totale libertà.

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