Comunicazione aziendale: come scrivere le email

23/08/2017

Le mail sono tra i mezzi di comunicazione più usati dai lavoratori. Ma quali sono i particolari più fastidiosi e da evitare per far sì che le nostre mail non vengano ignorate? Eccone alcuni.
Le email sono ormai entrate di diritto nella routine lavorativa di moltissime persone: che siano la prima o l’ultima cosa che si controlla ogni giorno, gradite o sgradite, attendibili o SPAM, in copia visibile o nascosta, esse portano con loro una grossa mole della comunicazione aziendale.
Ma attenzione: anche se sembra semplice, scrivere una mail di lavoro nel modo giusto non è per niente scontato: basta poco per creare episodi di scompiglio e insofferenza alle comunicazioni che arrivano giornalmente, fino a ottenere la conseguenza più grave: la non risposta.
Ecco dunque alcuni piccoli suggerimenti per non essere fastidiosi e veicolare il proprio messaggio con precisione: un’ottima mail infatti non viene solo ricevuta…viene accolta!

Come scrivere le email aziendali

Usa con parsimonia la Copia Conoscenza: è utile solo quando essenziale. Essere subissati di notifiche mentre si sta cercando di lavorare non è mai piacevole; se poi il contenuto è pure inutile, dedicare anche solo l’attenzione a leggere oggetto e mittente della mail può portare il nervosismo ad alti livelli.
“Rispondi a tutti”: meglio non generalizzare. Almeno nelle mail, è consigliabile evitare l’effetto “Gruppo WhatsApp”: valuta bene se la tua risposta deve diventare realmente conoscibile a tutti o se interesserebbe solamente al mittente o a uno o due degli altri destinatari.
Tanti destinatari? La riservatezza è d’obbligo! Quando devi fare un invio di massa, per non violare la privacy di coloro a cui scrivi, inserisci tutti gli indirizzi nella riga “Copia Conoscenza Nascosta” o Ccn: in questo modo tutelerai i tuoi destinatari ed eviterai che qualcuno possa contattarli in modo indesiderato.
Inserire l’oggetto. Soprattutto chi riceve tante, troppe email (un dirigente, un superiore, un project manager) deve fare un’opera di selezione ogni giorno per decidere quali sono quelle che meritano la sua attenzione, e uno dei criteri è proprio l’oggetto: Se non è specificato, la mail ha molte possibilità di essere ignorata o letta dopo tutte le altre più importanti in ordine di priorità (e che questa priorità l’hanno espressa nel loro oggetto).
… ma NO agli oggetti troppo lunghi. Spiegarsi è bene, ma spiegarsi troppo potrebbe ottenere l’effetto contrario; tanto più considerando il fatto che sempre più lavoratori danno la prima occhiata alle mail della giornata dal proprio smartphone o tablet, non da un desktop: e ben conosciamo il bisogno di sintesi che diventa impellente quando gestiamo questi strumenti, se non vogliamo ridurci a “scrollare” la pagina di lato o in varie angolazioni, per poi stancarci.
Il corpo della mail: chiaro…. è vero che la mail è una lettera, ma è pur sempre elettronica e da leggere su uno schermo: perciò sarà oggetto di una soglia di attenzione diminuita e che cerca subito i punti focali della questione per farsi un’idea generale: l’approfondimento viene in seguito, dopo che il cervello ha capito che l’argomento lo può interessare: quindi fai attenzione che nella struttura della tua mail siano ben chiari destinatario, firma e punti focali del tuo discorso;
...sintetico… mai sbrodolare: se una comunicazione è lunga e complicata, per evitare prolissità e prosopopee nonché incomprensioni è meglio chiarirla al telefono o faccia a faccia. Se al momento la mail è il tuo unico strumento disponibile, attieniti ai punti essenziali.
...non frettoloso: gli errori e i refusi feriscono gli occhi, non c’è niente da fare: e se in un messaggio si possono perdonare (ci sono tante attenuanti: la fretta, la scrittura con una mano sola, la posizione scomoda, ecc), in una mail sono meno tollerati. Rileggi sempre quello che hai scritto!
NO alle maiuscole: il maiuscolo, secondo la netiquette, sta a significare una comunicazione urlata. Ciò che comunica è perciò rabbia, o comunque poca finezza, creando indisposizione in chi legge.
Se puoi… “Rispondi”: può accadere, durante una giornata di lavoro, di scriversi varie volte con gli stessi destinatari… ma riguardo ad argomenti diversi. Perciò per non fare confusione è consigliabile “Rispondere” alla conversazione già iniziata per ogni argomento, invece di ricominciarla da zero.